Menu

Petites flottes, voituriers-remorqueurs, déménageurs et livraison.

Réceptionniste IA pour le camionnage et le déménagement

Chez les transporteurs, les voituriers-remorqueurs et les entreprises de déménagement, les personnes qui répondent au téléphone sont souvent au volant ou en intervention. ReadyOffice répond à chaque appel, distingue les demandes urgentes des demandes courantes, ne transfère que ce que vous désignez comme urgent et maintient la facturation et les rappels de paiement à jour.

Un déménageur qui charge un camion à un quai à l'aube

Défis du secteur

Défis courants en camionnage et en déménagement

Le temps sur la route et le temps au téléphone ne peuvent se chevaucher en toute sécurité. Ces écarts coûtent des chargements, des réservations et des liquidités.

  1. Offres de chargement manquées

    Les appels des courtiers reçus au volant restent sans réponse, et les chargements sont confiés à d'autres transporteurs.

  2. Soumissions trop lentes

    Les demandes de déménagement vont à la première entreprise qui rappelle.

  3. Changements d'horaire non vus

    Les changements de plage de livraison laissés par message vocal ne sont pas vus à temps.

  4. Facturation retardée

    Les factures et les rappels de paiement sont reportés à la fin de la semaine.

Comment ReadyOffice y répond

La réceptionniste IA détermine quels appels vous parviennent et comment, et Facturation et recouvrement maintient les factures et les rappels de paiement à jour pendant que vous conduisez. Chaque fonctionnalité indique sa disponibilité.

Réceptionniste IA

  • Réceptionniste IAInclus
    Répond à chaque appel, dit qu'il s'agit d'une IA, prend les messages et répond aux questions à partir de votre profil d'entreprise.
  • Les appels urgents vous sont transmisInclus
    Un appelant mécontent, une question sans réponse ou un gros contrat : elle prend un message ou transfère l'appel, et vous envoie un texto.
  • Annonce avant un transfertInclus
    Avant qu'un appel vous soit transféré, vous entendez quelques mots sur l'appelant et le motif de l'appel.
  • Résumés d'appelsInclus
    Un court résumé et la transcription de chaque appel pris par l'assistant.
  • Messages vocaux triés pour vousInclus
    Chaque message vocal est classé comme client potentiel, demande de soutien ou pourriel, avec une réponse préparée que vous approuvez.

Facturation et recouvrement

  • FacturesInclus
    Des factures préparées à partir des soumissions acceptées, avec PDF envoyés par courriel.
  • Factures récurrentesInclus
    Des factures envoyées selon un calendrier pour les travaux réguliers.
  • Rappels de factureInclus
    Des rappels courtois avec le lien de paiement, au rythme que vous choisissez.
  • Taxes de vente canadiennesInclus
    TPS, TVH, TVP ou TVQ calculées selon la province du client, plus la taxe de vente américaine.
  • Demandes de virement InteracSur notre feuille de route
    Demandez un paiement par virement Interac.

Rapports quotidiens

  • Résumé du matinInclus
    Appels manqués, factures impayées et ce qui vous attend, par texto ou par courriel.
Capacités de l'assistant IA

Exemple d'appel

La transcription complète d'un appel typique traité par la réceptionniste IA. Chaque appel commence par présenter l'assistant IA.

Déménagement et fret Fougère-Bleue et l'appelant sont fictifs et utilisés à titre d'illustration.

ExempleDéménagement et fret Fougère-Bleue
  1. Assistant IA

    Vous avez joint l'assistant IA de Déménagement et fret Fougère-Bleue. Cet appel peut être enregistré pour garder une trace exacte de votre demande. Dites « agent » pour parler à une personne.

  2. Assistant IA

    Comment puis-je vous aider?

  3. Appelant

    Bonjour, on quitte un quatre et demie le 30, à une quarantaine de minutes d'ici. Avez-vous une équipe ce jour-là?

  4. Assistant IA

    Je peux prendre les détails pour une soumission. À quel étage est l'appartement, et y a-t-il un ascenseur?

  5. Appelant

    Troisième étage, il y a un ascenseur, mais il faut le réserver. Et on a un piano.

  6. Assistant IA

    Merci, c'est important pour l'équipe. Puis-je avoir votre nom et le meilleur numéro pour vous joindre?

  7. Appelant

    Sam Nguyen, ce numéro-ci est correct.

  8. Assistant IA

    Merci, Sam. Le propriétaire est sur la route en ce moment; je lui envoie votre demande et il vous rappellera aujourd'hui avec ses disponibilités pour le 30 et une soumission qui inclut le piano.

Résumé envoyé à l'entreprise

Soumission de déménagement : Sam Nguyen, quatre et demie, 3e étage avec ascenseur à réserver, piano. Déménagement le 30, à environ 40 minutes. Rappeler aujourd'hui avec disponibilités et soumission.

Forfait recommandé

Standard149 $ par mois

Standard convient d'habitude à une entreprise de transport ou de déménagement : la réceptionniste IA répond pendant que vous conduisez et transfère les urgences, et les soumissions et factures avec paiement en ligne sont incluses. Une flotte qui a besoin de plus de boîtes courriel pour la répartition et la facturation peut passer à Pro.

Comparer tous les forfaits et les prix

Considérations réglementaires

Points réglementaires propres à ce secteur, chacun tiré d'une page gouvernementale officielle. Il s'agit d'information générale et non d'un avis juridique ou fiscal; les exigences varient selon la province.

  • Mains libres seulement au volant (Ontario)

    En Ontario, il est illégal de tenir un téléphone en conduisant, même arrêté dans la circulation ou à un feu rouge. Un appareil mains libres est permis, et un téléphone solidement fixé ne peut être touché que pour faire, prendre ou terminer un appel. C'est la loi ontarienne; vérifiez les règles de chaque province où vous roulez. [1]

  • Votre certificat IUVU (Ontario)

    Pour utiliser un véhicule utilitaire en Ontario, il faut un certificat d'immatriculation d'utilisateur de véhicule utilitaire (IUVU) valide et à jour; le certificat ou une copie doit se trouver dans chaque véhicule utilitaire et être présenté aux agents sur demande. [2]

  • La TPS/TVH sur les factures de transport et de déménagement

    Dès que vos revenus taxables dépassent 30 000 $ au cours d'un trimestre civil, ou sur quatre trimestres civils consécutifs, vous devez vous inscrire à la TPS/TVH et la facturer sur vos factures. [3]

Questions fréquentes

Va-t-elle me transférer des appels pendant que je conduis?

Seulement ceux que vous avez marqués comme urgents, et seulement vers le téléphone que vous choisissez. Avant le transfert, vous entendez quelques mots sur l'appelant et la raison de l'appel, pour décider en mains libres si vous le prenez. Tout le reste attend sous forme de résumé.

Peut-elle donner une soumission de déménagement?

Elle note les détails nécessaires à une soumission, comme la taille du logement, les étages, l'ascenseur, les gros objets et les dates, et vous les transmet. Elle ne donne pas de prix d'elle-même.

Comment voir ce qui s'est passé pendant que j'étais sur la route?

Chaque appel qu'elle prend est résumé, et le résumé du matin liste les appels manqués et les factures impayées par texto ou par courriel, pour vous remettre à jour au premier arrêt.

Sources

  1. Conduite inattentive, Gouvernement de l'Ontario. vérifié le
  2. Immatriculation d'utilisateur de véhicule utilitaire (IUVU), Gouvernement de l'Ontario. vérifié le
  3. Quand s'inscrire et commencer à facturer la TPS/TVH, Agence du revenu du Canada. vérifié le

Dernière révision . Sources officielles seulement. Si une information a changé, veuillez nous en aviser et nous la mettrons à jour.

Voir aussi

Découvrez ReadyOffice pour votre entreprise

Une consultation de 20 minutes avec un spécialiste ReadyOffice : nous examinons la gestion actuelle de vos appels, de votre facturation et de votre marketing, puis nous recommandons une configuration. Sans frais ni engagement.

Réserver une consultation